ITSM projecten: Er zou toch niets mis kunnen gaan..?

Volgens een rapport van The Standish Group, wordt minder dan 1/3 van alle projecten succesvol op tijd en budget afgerond. 

Voor professionals in de IT industrie is dit gegeven geen echte verassing. We hebben allemaal ervaren dat projecten uitlopen voor een verscheidenheid aan redenen, van slechte planning tot onderbemanning of ervaring. Effectief project management benodigt kennis, middelen, tijd en het juiste gereedschap, allemaal tegelijk. 

Omdat ik zelf heb deelgenomen aan een aantal succesvolle projecten, kan ik de bottlenecks herkennen die het op tijd en budget realiseren van het project, bedreigen. Hier is mijn lijst van de vijf meest voorkomende bedreigingen:

1. Niet vooraf de juiste doelen en verwachtingen opstellen. Projecten hebben meestal de betrokkenheid van meerdere personen binnen het team nodig, of zelfs meerdere teams of afdelingen. De effictiviteit van een persoon of team kan de totale effictiviteit of resultaten van een team of zelfs het hele project beinvloeden. Het is cruciaal dat alle leden van het project management team hun rol begrijpen in het proces en begrijpen hoe hun werk dat van hun collega's, die aan hetzelfde project werken, zou kunnen beinvloeden. 
2. Niet de juiste middelen toewijzen. Een project betreft meestal verschillende gebieden van expertise, van simpele administratie tot efficient management. Project managers hebben mensen nodig met brede expertise en ervaring die kunnen hebben met verschillende onderdelen. Het is daarom essentieel om ruimdekend te zijn bij het samenstellen van een project management team, projecten hebben mensen nodig die zowel technische als sociale vaardigheden beschikken. 
3. Niet genoeg of de juiste tijd reserveren. Niet alle periodes zijn geschikt. Er kan van alles staan tussen het project management team en het project zelf: Vakantieperiodes, cursussen, ziekteverzuim, conflicterende afspraken of te weinig capaciteit. Ook zijn professionals vaak betrokken bij meerdere, in parallel lopenden, projecten betrokken. Voordat je een tijdspad en deadlines opsteld, is het belangrijk om te zorgen dat je volledig op de hoogte bent van alle al geplande zaken van alle andere teamleden. 
4. Niet willen aanpassen op veranderingen. Het maakt niet uit hoe goed je ook plant, er komt altijd wel iets tussen. Wanneer zaken niet zo lopen als bedacht, wees flexibel en bereid om het plan of de aanpak aan te passen - door bijvoorbeeld meer handjes vrij te maken, de deadlines te verschuiven of zelfs misschien een nieuwe planning te maken. 
5. Niet opstellen van KPI's. Je bent op zoek naar resultaten dus wil de prestaties kunnen meten en evalueren. Door het vaststellen van duidelijke KPI's zorg je ervoor dat iedereen gefocust is op het bereiken van hun specifieke doelstellingen. 

Zoals voor de meeste projecten ook geldt, kunnen Service Management projecten vrij hachelijk zijn, zeker als deze niet ondersteund worden door de juiste instellingen en cultuur binnen de organisatie. Het goede nieuws is dat een ervaren ITSM partner, zoals Marval, kan helpen bij het aansturen, verlagen van de meest voorkomende risico's, het kweken van de juiste cultuur en het ontwerpen en implementeren van uw projecten met de hoogst mogelijke kans om te slagen. 

_{Door Lianne Larner, Operations Manager, Marval}