Top 10 tips voor het gebruik van kennisbeheer in uw organisatie

1.    Krijg uw personeel mee
Niemand documenteert graag uit zichzelf behalve als er een voordeel mee te behalen is of als er een erg goede reden voor is. 

    a.     Adverteer de voordelen op alle niveaus
            I)    Verbeterde productiviteit en opbrengsten
            II)   Minder verstoringen.
    b.    Illustreer bekende pijnpunten en hoe deze kunnen worden verminderd of compleet worden uitgesloten.
    c.    Hou het simpel, maak het gemakkelijk en duidelijk
    d.    Gebruik geen gecompliceerde namen als Data Information Knowledge Wisdom (DIKW), dit lijdt alleen maar tot verwarring
    e.    Zorg voor een duidelijk geformuleerde scope, doelen en aanpak voor kennis management in de organisatie
    
2.    Gedeelde kennis is effectieve kennis 
Het toegang geven tot kennis die teams goed kunnen gebruiken maakt ze effectiever. En wanneer Service Levels haalbaarder worden en overhead wordt verminderd, zullen uw klanten beter worden voorzien en zal het moraal van het personeel hoger zijn. 

    a.    Review de interacties tussen en binnen teams regelmatig 
    b.    Bekend zijn met wat andere nodig hebben aan informatie verhoogt de kan op het delen hiervan.
    
    
3.    Laat geen kennis verloren gaan met uw personeel

    a.    Maak en onderhoud een skills matrix - focus op cruciale informatie voor de bedrijfsvoering
    b.    Vul de gaten of zorg dat er een plan is om gaten in de kennis op te vullen
    c.    Wanneer iemand de organisatie verlaat, zorg dan dat daar geen kennis mee verloren gaat maar regel kennis overdracht naar de rest van het team
    
4.    Gebruik processen om kennis te leveren 
Wanneer het vergaren en beheren van kennis geen standaard activiteit is, zal vaak niet worden gedaan. 

    a.    Neem stappen om kennis te vergaren in de verschillende processtappen:
           I)    Ontwerp, bouwen en testen
           II)    Oplossing en workarounds
           III)Review van interacties
           IV)    CI/Asset gebruik
           V)    Uitrol
 
5.    Beslis over de juiste inhoud
    
    a.    Stelt u zich voor dat u uw eigen klant bent, zou uw kennis beheer u helpen? 
    b.    Overweeg verschillende formats; Awareness sessies, seminars, blogs, animaties, video’s, documentatie

6.    Structureer de inhoud

    a.    Maak en onderhoud standaard inhoud templates en conventies voor de verschillende niveaus en type inhoud. 
    b.    Maak zoeken makkelijk met steekwoorden, aliassen etc.
    c.    Gebruik consistente benamingen
    
7.    Beheer inhoud.
    
    a.    Wijs kennis en informatie eigenaren aan
    b.    Maak deze verantwoordelijk voor hun aandachtsgebieden
    c.    Gebruik versie controle en schoon verouderde informatie
    b.    Evalueer relevantie 
    e.    Meet en publiceer kennis gebruik, en vooral waar het nog niet wordt gebruikt.
    f.    Zet continual service improvement (CSI) in 

8.    Identificeer missende kennis
Focus op de pijnpunten (deze zullen over tijd en in lijn met de strategie veranderen)
    
    a.    Rapporteer over verzoeken (service requests)
    b.    Hou kennisbeheer in gedachte tijdens de ontwerpfase van uw dienstverlening
    
9.    Kwaliteitscontrole
Stel regels op voor de kwaliteitscontrole en het publiceren van de verschillende types inhoud

    a.    Checklists om het maken te ondersteunen
    b.    Verplicht velden voor data invoer
    c.    Peer reviews
    d.    Proeflezen/foutcorrectie

10.    Vergeet niet de gemakkelijkste dingen te doen

    a.    Blijf de voordelen noemen
    b.    Hou de kennis actueel
    c.    Reserveer tijd voor documenteren en kennis beheer.